Cum să înveți să ții contabilitatea unei firme singur

Scriu acest articol pentru cei care nu sunt contabili de meserie, ci mai ales pentru cei care sunt proprietarii unei mici firme.
La prima vedere ținere unei evidențe contabile de unul singur poate părea ceva greu și descurajant, însă realitatea este cu totul alta. Ținerea contabilității unei firme se rezumă la ținerea evidenței contabile a tuturor operațiunilor economice ale firmei.
Primul lucru pe care îl ai de făcut este să te lămurești ce îți propui să faci. Obiectivul ales este ținerea evidenței contabile a propriei firme.

Dacă am fi abordat subiectul acesta acum 25 de ani, înainte de informatizarea evidenței contabile, răspunsul ar fi fost unul scurt: Nu poți ține evidența contabilă în partidă dublă de unui singur, dacă nu ai absolvit un curs de contabilitate. Astăzi lucrurile stau cu totul altfel. Aplicațiile de evidență contabilă fac cam tot ce este de făcut. Singurul lucru rămas este acela de a introduce documentele contabile justificative, adică de a copia datele de pe aceste documente și introducerea lor pe calculator.

Cu ce începi?
Evidența contabilă începe cu aranjarea și arhivarea documentelor contabile în ordine cronologică. Citește articolul despre cum se îndosariază documentele contabile
justificative. Toate documentele contabile se îndosariază în ordine cronologică. Acesta este primul și cel mai important pas în procesul de ținere a unei evidențe contabile.

Acum toate actele contabile justificative stau aranjate frumos într-un dosar. Orice acțiune de vânzare sau cumpărare, încasare sau plată, trebuie să se regăsească reflectată în actele contabile justificative din dosar. Mai pe înțeles, toate documentele primite sau emise se îndosariază (facturi, chitanțe, bonuri fiscale etc.).
Reține. Dacă nu ai pus ordine în dosarul cu acte, nu ai cum să ții evidența contabilă.

Urmează extragerea datele de pe actele contabile pe o ciornă de lucru. Așa lucrez eu, pentru că mi se pare cel mai potrivit. Îmi vine mai ușor să fac corecturi pe cionă decăt
să butonez tastatura calculatorului. Transcriu pe ciornă datele de pe fiecare document contabil justificativ pe câte un rând. Ce date transcriu? Pe acelea care urmează să le
introduc în aplicația de evidență contabilă. Eu folosesc SAGA C. Te întrebi de unde știu ce date să extrag? Simplu. Îmi spune chiar programul de contabilitate. Mă uit mai întâi ce date mi se cer de program și apoi încep să le extrag.

Care sunt datele ce urmează a fi extrase din documentele contabile justificative?
Dacă chiar vrei să înveți cum se ține o evidență contabilă, îți recomand să descarci aplicația SAGA C și să te joci cu ea, adică să exersezi pe ea. Am scris și despre acest subiect.
De pe documente se extrag următoarele date: data emiterii, numărul documentului și tipul, valoarea totală, descrierea operațiunii. Când se dorește se pot extrage de pe facturi datele pentru fiecare articol, în cazul în care se dorește și ținerea evidenței stocurilor de marfă și materiale.
Pe parcursul transcrierii acestor date se pot verifica și interpreta și se determină și conturile în care se vor face înregistrările.

De unde știi ce conturi să alegi pentru fiecare document în parte?
Sigur, îți pui întrebarea: de unde știu ce conturi să aleg pentru înregistrarea unui document? Nu te neliniști prea mult. Conturile corespondente aferente unei operațiuni sunt descrise în monografiile contabile sau în corespondența conturilor. Lucrările care prezintă planul de conturi conțin de obicei și corespondența conturilor. Planul de conturi și corespondența dintre conturi este fixată prin lege, așa că ceea ce îți rămâne de făcut este să consulți o astfel de lucrare sau prevederile legale.
Reține. Pentru fiecare tip de document sau operațiune economică există câte o pereche de conturi corespondente. Cu alte cuvinte nu ai prea multe conturi cu care vei lucra.

Ce pot face?
Cel mai simplu este să cauți pe internet informații sau să întrebi pe cineva binevoitor care vrea să te ajute.

Exemple.
Ca să înțelegi mai bine am să dau câte exemple.
1. Achiziții de servicii
– orice factură de achiziții servicii se înregistrează 628 – 401
2. Achiziții de marfă
– orice factură de achiziție de marfă se înregistrează 371 -401
3. Achiziții materii prime
– orice factură de achiziții materii prime se înregistrează 301 -401
4. Achitare servicii
– orice servici se înregistrează 401 – 5311 prin casă sau 401 – 5121
5. Achitare mărfuri
– orice factură de achiziții de mărfuri se înregistrează 401 – 5311 sau 401 – 5121
6. Achitare materii prime
– orice factură de achiziții de mărfuri se înregistrează 401 – 5311 sau 401 – 5121

Acestea sunt câteva exemple. Ideea este că nu trebuie să vă speriați.

Dacă reușiți să introduceți documentele contabile justificative în SAGA C restul face aplicația.

Dacă vă sunt utile articolele de pe acest blog, vă rog să lasați un mesaj la comentarii. În acest fel mă ajutați să dau răspunsurile cele mai potrivite în articolele pe care le scriu.

Spor la lucru!