Despre balanța de verificare.
Noțiuni introductive
Avem multe de spus despre importanța balanței de verificare.
Ce este balanța de verificare? Nu voi folosi definiții sofisticate pe care nimeni să nu le înțeleagă, ci voi da o definiție simplă și ușor de ținut minte.
Balanța de verificare este un document centralizator al datelor din fișele conturilor. În balanța de verificare găsim soldul tuturor conturilor, rulaje perioadă la care se adaugă rulajele la începutul perioade și la sfârșitul perioadei.
Din rațiuni practice, ca datele să nu fie prea înghesuite și să intre pe o coală A4, balanța de verificare se listează cu 4 coloane care și ele sunt duble, o coloană pe debit și una pe credit.
Balanta de verificare
După cum putem vedea în imaginea de mai sus avem următoarele coloane: sume precedente, rulaje perioadă, sume totale și solduri finale. Fiecare dintre aceste coloane este împărțită la rândul ei în două coloane: sume debitoare și sume creditoare.
Balanța de verificare este plină de sume care la prima vedere pot fi intimidante. Pare prea greu de descifrat. Adevărul este că o balanță de verificare poate fi citită foarte ușor.
Ce sunt toate aceste sume și cum sunt corelate între ele? În primul rând în acest document avem soldurile finale pentru toate conturile cu care lucrăm. Nu trebuie să luăm la rând fișele conturilor ca să citim soldurile finale, le avem pe toate în balanța de verificare.
Notăm cele 8 coloane de la 1 la 8. Soldurile finale le avem pe coloanele 7 și 8. Ce mai observăm? Observăm rulaje perioadă, coloanele 3 și 4.
Ce sunt „sumele totale” (coloanele 5 și 6)? Prin sume totale înțelegem rulajele totale pe contul respectiv de la începutul anului.
Ce sunt sumele precedente (coloanele 1 și 2)? Sumele precedente reprezintă totalul rulajelor la începutul perioadei (lunii).
Care este corelația dintre aceste sume sau coloane?
Este nevoie de un pic de atenție.
– sume precedente + rulaje perioadă = sume totale.
Mai exact, avem:
col. 1 + col. 3 = col. 5
col. 2 + col. 4 = col. 6
Este vorba de artimetică și cred că nu este persoană care să nu știe să socotească. Așadar, ne-am lămurit cu primele șase coloane și care este corelația dintre ele. Au mai rămas coloanele 7 și 8.
Cum calculăm soldurile finale? Iarăși un pic de atenție.
a) Pentru conturile de activ avem col. 5 – col. 6 = col. 7
b) Pentru conturile de pasiv avem col. 6 – col. 5 = col. 8
Pentru conturile bifuncționale, se compără col. 5 cu col. 6.
c) dacă col.5 > col. 6, atunci avem col. 5 – col. 6 = col. 7
d) dacă col.5 < col. 6, atunci avem col. 6 – col. 5 = col. 8.
Avem patru cazuri, dar doar două formule. La conturile bifuncționale comparăm cele două sume și scădem pe cea mai mică din cea mai mare.
Tot ce am arătat până aici sunt operații simple de aritmetică.
Acum știm cum sunt corelate sumele din balanța de verificare între ele.
Pe vremuri toate aceste informații le aveam pe fișele conturilor, care erau completate pe măsura înregistrării documentelor justificative în contabilitate. La sfârșitul lunii trebuia să iei fiecare fișă și să copiezi datele într-un document centralizator, să faci calculele și să redactezi balanța de verificare.
Acum, în era informaticii, aplicația extrage datele din baza de date în care avem înregistrările și generează balanța de verificare. Nu mai are treabă cu fișele conturilor.
Când dorim să consultăm fișa unui cont, aceasta este generată prin interogarea bazei de date cu înregistrări.
De ce așa? Omul este nevoie să facă calculele secvențial și să centralizeze rezultatele în diverse registre și fișe, pentru a nu fi nevoit să repete calculele. În schimb pentru calculator nu este nici o greutate să repete calculele chiar de i-am cere să o facă de sute de ori pe zi.
Acesta este motivul pentru care atunci când vorbesc de situații, rapoarte și fișe folosesc verbul „a genera”. Ia calculele mereu de la început.
Un exemplu. Dacă doresc să consult balanța de verificare, aplicația mi-o generează pe loc, iar dacă peste o oră doresc să o consult din nou, o va genera iar așa cum a făcut prima dată. Aici se vede puterea calculatorului și eficiența lui în ținerea evidenței contabile.
În figura de mai sus mai observăm două coloane una cu simbolul contului și alta cu denumirea contului.
Iată cum arată și o balanță de verificare gata de listare.
Balanta de verificare listata
Generați o balanță de verificare și uitați-vă la totalurile pe fiecare clasă de conturi, apoi uitați-vă pe ultima pagină la ultimul rând de totaluri. Ce diferențe observați?
Despre aceste diferențe vom discuta în articolul următor.
Recapitulare.
1. o balanță de verificare este generată cu patru coloane: sume precedente, rulaje perioadă, sume totale și soduri finale.
2. sumele afișate în balanța de verificare sunt corelate între ele, după formula: sume precedente + rulaje perioadă = sume totale
3. diferența dintre sumele totale debitoare și creditoare ne dau soldurile finale.
Puteți învața contabilitate foarte ușor cu condiția să exersați zilnic în SAGA C.
În articolul următor vom continua cu alte detalii interesante.
Conferinte video in direct 